Аудиторські компанії щодня стикаються із великою кількістю документів. Системи електронного документообігу (ЕДО) можуть спростити роботу таких компаній, забезпечивши ефективне, безпечне та організоване управління документами. Давайте розглянемо ключові переваги ЕДО для аудиторських компаній. Про це під час презентації ІТ-рішень для аудиторів, яка відбулась 26 жовтня 2023 року, розповів український ІТ-експерт, член Наглядової ради Intecracy Group, Михайло Віговський.
1. Ефективність та продуктивність
- Швидкий доступ: Аудитори можуть швидко знаходити потрібні документи без необхідності шукати їх серед паперових архівів.
- Автоматизація процесів: ЕДО дозволяє автоматизувати багато рутинних завдань, таких як архівація, розсилка документів клієнтам чи зберігання.
2. Безпека та конфіденційність
- Захист від втрати: Електронні копії документів зберігаються в безпечних місцях, зменшуючи ризик їх втрати через пожежу, затоплення або інші стихійні лиха.
- Контроль доступу: ЕДО дозволяє обмежити доступ до конфіденційної інформації, визначаючи, хто має право перегляду чи редагування документів.
3. Екологічність та економія
- Зменшення використання паперу: Це не тільки екологічно, але й дозволяє компанії заощадити кошти на друкуванні та зберіганні.
- Економія на зберіганні: Електронні архіви займають набагато менше місця, ніж паперові, звільняючи приміщення для інших потреб.
4. Гнучкість роботи
- Доступ з будь-де: Завдяки хмарним технологіям, аудитори можуть отримати доступ до документів з будь-якого місця, що особливо важливо для роботи в польових умовах або під час командировок.
5. Спрощення співпраці
- Одинаковий доступ: Всі учасники аудиторського процесу можуть працювати з однією і тією ж версією документа, уникнувши непорозумінь.
- Спільна робота: Аудитори можуть одночасно працювати над одним документом, вносячи свої коментарі та зміни в реальному часі.
"Системи електронного документообігу пропонують аудиторським компаніям сучасний підхід до управління документами. Вони допомагають ефективно організовувати робочий процес, гарантують безпеку даних, забезпечують економію ресурсів та сприяють покращенню якості обслуговування клієнтів", — відзначає Михайло Віговський.